Gestão do Tempo dos Vencedores

Quando começo com novos clientes fico sempre surpreendido com o hábito de, em muitas PME’s, de não haver reuniões de equipa.
Ou existem reuniões de baixa produtividade, porque não têm uma agenda pré-definida e conhecida, tempo de iniciar e de acabar, rituais de reforço da equipa e da cultura da empresa e, muitas vezes, são aborrecidas.
Bem geridas e lideradas, são um instrumento para construir a Confiança, Facilitar a Comunicação, criarem Compromissos, assumirem Responsabilidades e colocar todos com grande Foco nos Resultados.
Os vencedores, ou os empresários altamente eficazes, tem uma abordagem ao tempo proactiva em vez de reactiva. Especialmente nestes momentos, pós “Tsunamicos”. Quer na luta para sobrevivência, quer para implementar as mudanças necessárias e escolhidas pela organização, a Gestão de Tempo dos empresários e líderes, assim como das suas equipas faz A Diferença.
E a Gestão do Tempo depende do nosso Controlo do Destino. Entenda-se como Controlo do Destino, o conhecimento, comunicação e partilha do controlo da Visão, Missão e Objectivos da Organização, assim como das Razões do empreendedorismo do Líder/Empresários.
Stephen Covey, no seu Livro “7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes”, ensinou-nos a classificar as nossas tarefas com 2 palavras: Urgente e Importante.
Importante e Urgente: 20% a 25% (25% a 30%)
Importante mas Não Urgente: 65% a 80% (10% a 15%)
Não Importante mas Urgente: 15% (50% a 60%)
Não importante e Não Urgente: Menos de 1% (5%)
Os números são os apurados pela equipa do autor, para as organizações de elevada eficácia, e entre parêntesis, estão os valores médios para as restantes organizações.
Como exercício de liderança de equipas e organizações, o tempo colocado nas tarefas Não Urgente e Importante é o que faz a diferença. Obviamente que, em cada momento, há variação no que é importante ou não.
Nos nossos workshops de Gestão de Tempo, apresentamos os Vampiros do Tempo:
1) As pessoas “ Tem um Minuto”. Aparecem sem um motivo relevante ou urgente, mas interrompem. A opção, se houver, por rotina, reuniões (eficazes) é fazer avaliar as suas questões para a reunião.
2) O “Sr. Reuniões”– pessoas que não fazem outra coisa senão ir a reuniões – tem que parar e avaliar se precisa realmente estar e participar em determinada reunião? São as pessoas que tem mais poder, que caem, mais vezes, nesta ratoeira.
3) O “Sr. Insignificâncias” – pessoas que não conseguem diferenciar entre as coisas importantes, não importantes, urgentes e não urgentes – ponha-as a avaliar a importância das coisas e dê-lhes a saber que está apenas a lidar com 9 e 10, numa escala de 1 a 10.
4) Crises Emocionais – algumas pessoas tendem a exagerar tudo – normalmente elas não procuram soluções – vá directamente ao centro do problema e dê-lhes uma solução. Quando são os líderes em crise emocional, o fim da organização pode estar próximo.
Os vampiros do tempo apenas têm sucesso se você assim o permitir. Já reconheceu os grandes vampiros do tempo, dentro da sua organização?
Imagina-se a pilotar um navio no meio de uma tempestade, e em vez de estar concentrado em chegar a mares mais calmos ou a porto seguro, está focado nos vampiros?

Paulo Mendes
Executive & Business Coach da ActionCOACH