segunda-feira, 26 de julho de 2010

Descrição de Cargos e Análise e Avaliação de Funções



Numa época em que as reformulações nos quadros das empresas são uma constante, aqui ficam algumas sugestões.
Uma importante chave para o sucesso de qualquer negócio é garantir que todas as pessoas conheçam a visão e os objectivos da empresa. No entanto, para que esta imagem se torne real, cada membro da equipa têm de saber qual é o seu papel, de que maneira pode contribuir na concretização da missão da empresa e quais os resultados que são esperados que cada membro alcance.
Normalmente, é utilizado uma descrição de funções que, ao detalhar tarefas a realizar, clarifica o seu papel e define responsabilidades para cada elemento da organização. Por regra, nas PME’s e mesmo nas grandes organizações, falta adicionar à descrição de funções, os critérios de avaliação, de forma a medir a performance de cada trabalhador. Criar um Contrato Posicional ultrapassa esta limitação.
O conceito Contrato Posicional é desconhecido para a maioria dos empresários ou líderes de unidade de negócio. Um bom Contrato Posicional adiciona à descrição de funções, critérios de medição dos resultados pretendidos e explicita de que forma cada membro da equipa vai prestar contas da responsabilidade assumida, para a concretização dos superiores e partilhados objectivos da empresa.
O seu negócio não tem Contratos Posicionais, nem manual com clara descrição de funções? Uma excelente oportunidade de melhoria, com 3 passos:
1) Descrição do Cargo de Trabalho: Lista de responsabilidades e funções. Distribuídas por designação do Cargo, lista de responsabilidades e descrições de funções por ordem de importância e tempo necessário para realizar essas funções.
2) Especificidades do Trabalho: Lista de conhecimentos (educacionais e outras), experiências (relevantes para o bom desempenho), competências (línguas, técnicas, etc) e características (comportamentais, liderança, trabalho em equipa) requeridas para a excelência no desempenho das tarefas desta função.
3) Medir o método de prestar contas: Qual é a métrica usada para medir as expectativas de desempenho. Forma de responder à seguinte questão:
-Qual é o resultado desejado para este cargo?
-Os critérios poderão ser, o nível de vendas, lucros gerados, satisfação dos clientes, contribuição para outros departamentos, produtividade e eficácia.
Com base no descrito, foi construído um documento que claramente define responsabilidades e assegura adequadas formas de medição, para obtenção de máximos resultados de cada membro da equipa.
Paulo Mendes
Business & Executive Coach.

www.actioncoach.com/paulomendes
http://powernegocios.blogspot.pt

segunda-feira, 19 de julho de 2010

Gestão do Tempo dos Vencedores


Quando começo com novos clientes fico sempre surpreendido com o hábito de, em muitas PME’s, de não haver reuniões de equipa.
Ou existem reuniões de baixa produtividade, porque não têm uma agenda pré-definida e conhecida, tempo de iniciar e de acabar, rituais de reforço da equipa e da cultura da empresa e, muitas vezes, são aborrecidas.
Bem geridas e lideradas, são um instrumento para construir a Confiança, Facilitar a Comunicação, criarem Compromissos, assumirem Responsabilidades e colocar todos com grande Foco nos Resultados.
Os vencedores, ou os empresários altamente eficazes, tem uma abordagem ao tempo proactiva em vez de reactiva. Especialmente nestes momentos, pós “Tsunamicos”. Quer na luta para sobrevivência, quer para implementar as mudanças necessárias e escolhidas pela organização, a Gestão de Tempo dos empresários e líderes, assim como das suas equipas faz A Diferença.
E a Gestão do Tempo depende do nosso Controlo do Destino. Entenda-se como Controlo do Destino, o conhecimento, comunicação e partilha do controlo da Visão, Missão e Objectivos da Organização, assim como das Razões do empreendedorismo do Líder/Empresários.
Stephen Covey, no seu Livro “7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes”, ensinou-nos a classificar as nossas tarefas com 2 palavras: Urgente e Importante.
Importante e Urgente: 20% a 25% (25% a 30%)
Importante mas Não Urgente: 65% a 80% (10% a 15%)
Não Importante mas Urgente: 15% (50% a 60%)
Não importante e Não Urgente: Menos de 1% (5%)
Os números são os apurados pela equipa do autor, para as organizações de elevada eficácia, e entre parêntesis, estão os valores médios para as restantes organizações.
Como exercício de liderança de equipas e organizações, o tempo colocado nas tarefas Não Urgente e Importante é o que faz a diferença. Obviamente que, em cada momento, há variação no que é importante ou não.
Nos nossos workshops de Gestão de Tempo, apresentamos os Vampiros do Tempo:
1) As pessoas “ Tem um Minuto”. Aparecem sem um motivo relevante ou urgente, mas interrompem. A opção, se houver, por rotina, reuniões (eficazes) é fazer avaliar as suas questões para a reunião.
2) O “Sr. Reuniões”– pessoas que não fazem outra coisa senão ir a reuniões – tem que parar e avaliar se precisa realmente estar e participar em determinada reunião? São as pessoas que tem mais poder, que caem, mais vezes, nesta ratoeira.
3) O “Sr. Insignificâncias” – pessoas que não conseguem diferenciar entre as coisas importantes, não importantes, urgentes e não urgentes – ponha-as a avaliar a importância das coisas e dê-lhes a saber que está apenas a lidar com 9 e 10, numa escala de 1 a 10.
4) Crises Emocionais – algumas pessoas tendem a exagerar tudo – normalmente elas não procuram soluções – vá directamente ao centro do problema e dê-lhes uma solução. Quando são os líderes em crise emocional, o fim da organização pode estar próximo.
Os vampiros do tempo apenas têm sucesso se você assim o permitir. Já reconheceu os grandes vampiros do tempo, dentro da sua organização?
Imagina-se a pilotar um navio no meio de uma tempestade, e em vez de estar concentrado em chegar a mares mais calmos ou a porto seguro, está focado nos vampiros?

Paulo Mendes
Executive & Business Coach da ActionCOACH

segunda-feira, 12 de julho de 2010

Ultrapasse o medo, assumindo os riscos



“Coragem é resistência ao medo, domínio do medo, e não ausência do medo.”
(Mark Twain)

Em outros momentos tenho escrito sobre o controlo do destino. A pensar nos empreendedores, dividimos o controlo dos destino em:
- Controlo da visão. Qual é o sonho? Qual é o caminho e de que forma vamos percorrer. Deve ser algo que verdadeiramente inspire e envolva o empreendedor e, depois, todas as outras pessoas necessárias ao sucesso do projecto.
- Controlo dos objectivos. Que objectivos se pretendem alcançar. A 10 anos, a 5 anos, a 1 ano, nos próximos 90 dias. Como nos estruturamos e controlamos os nossos indicadores para alcançar estes objectivos.
- Controlo das razões. Cada um é resultado das escolhas que fez. Quais foram as razões que levou a querer ser empreendedor e começar um projecto. A sair da anterior zona de conforto. As nossas razões são o que nos dá energia nos piores momentos. Nos seus momentos de desânimo costumo brincar com um cliente, dizendo-lhe que pode sempre escolher voltar atrás, ser empregado ou ter um auto emprego com uma assistente, pois teria menos problemas e até, provavelmente, ganharia, no curto razo, mais dinheiro. A resposta é sempre a mesma, … um grande sorriso e parece uma mola a saltar… Nem Pensar! Impossível! Eu escolhi este caminho e nenhum obstáculo me pára!
Nos dias de hoje, tenho reflectido sobre a necessidade de controlar, o Medo. Em inglês a palavra é FEAR = Falsas Expectativas Parecem Reais.
Vivemos numa época de grande mudança e perante essa mudança… o Medo. É humano sentir medo. Aquilo que faz a diferença é aquilo que se faz apesar do medo. É a coragem que se tem, apesar do medo.
Todas as pessoas e todos os empresários têm a tendência básica para viver as suas vidas num nível aceitável de risco. O nível de risco varia de pessoa para pessoa e de acordo com a fase da vida, mas para cada um nós, existe um nível que nos faz sentir confortáveis. Os seres humanos não são totalmente racionais na forma como pensam o risco. As emoções (o medo) desempenham um papel muito importante na nossa percepção do saldo de possíveis perdas contra possíveis ganhos. Isto explica a total ruptura de liquidez do sistema bancário que se viveu há meses atrás e a atitude da banca e da maioria da classe empresarial. Como reunir coragem? Talvez seguindo 2 estratégias:
- Reconhecer o medo e todos os receios resultantes das mudanças;
- Controlar as armadilhas de comportamentos quanto à acção e à percepção de risco.
São precisas novas perspectivas, novas soluções e acima de tudo, novas atitudes.
O maior risco é não assumir risco nenhum. Temos de tomar as nossas decisões e de abrir novos caminhos, que abrem novas soluções e inúmeras possibilidades.
Com optimismo é a melhor oportunidade para mudarmos a nossa vida, os nossos negócios, o nosso ambiente empresarial e social. No mundo empresarial é necessário as pessoas interagirem mais, partilharem ideias e colaborarem umas com as outras de modo a criarem ou juntarem projectos que entusiasmem. Marketing de fusão entre empresas, fusão de projectos de diferentes empresas, inovação e criatividade para juntar e criar as novas soluções. Unidade na acção!
O individualismo empresarial português não nos conduziu a resultados fantásticos. É altura de mudar?

Paulo Mendes
Executive & Business Coach
www.actioncoach.com/paulomendes

segunda-feira, 5 de julho de 2010

Próximo Turbonegócios Action Coach



O próximo TURBONEGÓCIOS vem aí!
Neste, encontrará a oportunidade de redefinir a sua postura no seu negócio. Aceite este desafio!
Trabalhe:
-SWOT
-VISÃO
-MISSÃO
-VALORES
-ATITUDE FACE AO NEGÓCIO
-ATITUDE
-MOTIVAÇÃO
-INSPIRAÇÃO
-CONTROLO DO TEMPO
-MARGEM
-CASH FLOW
(...)

O que pensamos define o que somos



Gostaria de ter um programa de computador que se concentrasse exclusivamente a encontrar oportunidades e gerar sucesso para si, mesmo quando descansa?
Tenho boas notícias! Esse computador existe e já é seu! Está no seu cérebro e chama-se SAR – Sistema de Activação Reticular. Infelizmente muito poucas pessoas o utilizam de forma activa ou têm controlo sobre o mesmo.
O SAR é um filtro que elimina tudo o que não interessa e nos foca naquilo que interessa. Imagine que está num aeroporto com milhares de pessoas, sons, mensagens publicitárias que não ligamos conscientemente porque não nos interessam. Mas que, de repente os altifalantes chamam o nosso nome ou dão uma informação especial para o voo que pretendemos apanhar. O SAR vai abafar todos os ruídos e todas as imagens e focar-nos na mensagem que é do nosso interesse.
O grande problema é que, por falta de consciência, a maioria das pessoas concentra-se naquilo que não quer e não gosta, em vez de programar-se para os resultados que deseja.
Um desejo é diferente de um objectivo. Um desejo é algo que gostaríamos, mas admitimos que não aconteça. Quando os desejos passam a objectivos, então o nosso trabalho passa a ser concreto e direccionado para as coisas que não admitimos que não aconteçam.
Quando se concentra nas coisas positivas da sua vida e no que de positivo vai alcançar no seu futuro, então está a concentrar deliberadamente o seu subconsciente para as melhorias e soluções que precisa para alcançar os seus objectivos.
Todos, todos os dias temos milhares de pensamentos. Pense no tipo de pensamentos que teve hoje. São positivos ou negativos? A maioria das pessoas pensa mais no que não está bem e partilha facilmente as desgraças, os sofrimentos e as queixas. Assim sendo, há uma grande concentração nos problemas e o subconsciente concentra-se no problema, que assume que é aquilo que interessa, em vez de concentrar-se nas soluções. O que for o seu pensamento dominante é naquilo que o seu subconsciente acreditará e reforçará.
Tenha a atitude de quem tem sucesso, coloque o seu foco nas soluções, e o seu subconsciente trabalhará para trazer mais soluções para ter sucesso, ou seja para alcançar os seus objectivos.
A nossa atitude é aquilo que verdadeiramente podemos controlar na nossa vida, é a nossa ferramenta mais poderosa. Não podemos controlar a economia, a politica, muitas vezes nem o nosso cônjuge ou os nossos filhos. Podemos perceber melhor cada um deles, mas não podemos controlar.
As únicas coisas que podemos controlar são a nossa perspectiva, conhecimento e a nossa atitude. É uma notícia fantástica saber que podemos controlar o nosso destino! Boas notícias, pois são apenas estas coisas que precisamos de controlar para atingir os nossos objectivos pessoais e profissionais.
Quando uma empresa está em apuros, a minha ferramenta mais eficaz é levar as pessoas a concentrarem-se nas soluções e em estabelecer objectivos para melhorar a situação… e os resultados aparecem!

Paulo Mendes
Business Coach
www.actiocoach.com/paulomendes