O grande desafio dos dias de hoje, com a crise financeira, é cobrar! Receber melhor. Muitas empresas enfrentam inesperadas rupturas de liquidez. Como controlar ou minorar a situação? Há variáveis que não conseguimos controlar. Mais uma vez, focamo-nos apenas naquilo que está no nosso círculo de influência.
Cobrar é uma tarefa rotineira, que deve estar perfeitamente sistematizada. Um sintético sistema de cobrança, com 10 passos:
1) Dicas para reduzir os prazos e rever os termos.
Facturar imediatamente no momento da expedição. Rever as condições de pagamento, em que os clientes importantes poderão ter 30 dias de credito. Os restantes não estão preocupados com o QUANDO vão pagar, mas apenas no COMO vão pagar. Assim sendo o risco de credito é insuportável.
2) Atribuir esta responsabilidade a um colaborador. Deixando claro a importância deste papel na empresa, dando apoio e suporte e estabelecendo objectivos semanais para cobrança. Criar manuais destas tarefas, para que qualquer pessoa possa ser substituída.
3) Ter um actualizado quadro das idades dos créditos a receber. No mínimo qualquer ERP ou programa de gestão comercial tem, um quadro por defeito, com créditos com menos de 30 dias, entre 30 e 60 dias, entre 60 e 90 dias e com mais de 90 dias. Acompanhar numa base semanal, estabelecendo objectivos e acompanhamento destes objectivos.
4) Estar preparado. Ter à mão toda a informação necessária. Valores, antiguidade de saldos, com precisão os dados dos contactos anteriores. Bloquear horas na semana para apenas fazer isto, sem interrupções.
5) Fixar as regras. Incluindo guiões para cada chamada e cada carta-tipo. Do crédito a vencer ao crédito prestes a transitar para recuperação judicial.
6) Tenha o tom de voz correcto. Seja firme, justo e amigável. Controlar as emoções, mantendo-se fiel aos factos.
Se alguém está com problemas, obtenha detalhes dos problemas e tão breve quanto possível marque com a pessoa responsável. Antecipe os impactos emocionais.
7) Tenha sistematizado os momentos de contacto. Ser consistente nos contactos é chave. Faça aquilo que promete.
8) Não evite os problemas. Coloque acção e procure soluções.
Caso o cliente esteja sob grande pressão financeira, faça-o assumir que precisa de ajuda. Procure um ponto de equilíbrio entre empatia e responsabilidade, negociando um plano de pagamento. É melhor ajudar e negociar e desta forma receber, do que um conflito e não receber.
9) Quando for o caso, tenha a coragem de suspender o fornecimento e fazer o down grade do cliente, exigindo pagamento a pronto ou titular a divida.
10) Rever regulamente e proactivamente o processo de classificação e segmentação dos clientes. Gerir riscos e estar alertas a estes. Muitas vezes não fazer negócio é a melhor decisão.
A regra não escrita, é que paga primeiro a quem não é permissivo. No passado nos apertos de liquidez, o primeiro a não receber era o Estado. Porque era permissivo… Pois…
Nenhuma empresa teve sucesso por (apenas) ter uma boa gestão financeira. Muitas faliram por falta deste controlo.
Riscos! Gerir riscos é tomar decisões. Por vezes, bem ou mal temos que tomar decisões. Não decidir é uma não opção. Coragem é característica chave de um líder.
Nestes momentos difíceis, muitas empresas vão falir. Comprometa-se que a sua não é uma delas!
Paulo Mendes
Executive & Business Coach
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